Ile możesz zaoszczędzić dzięki Signosoft?

Korzystanie z podpisu cyfrowego pozwala zaoszczędzić wiele czasu i nerwów. Ale podpis elektroniczny może mieć również znaczące konsekwencje ekonomiczne dla Twojej firmy. Zobacz, jak liczby te wyglądają w praktyce.

Podpis elektroniczny oszczędza

W tym artykule obliczyliśmy oszczędności dla małej i średniej firmy, która wprowadziła podpis elektroniczny w celu przyspieszenia procesów podpisywania, niezależnie od tego, czy dokumenty (umowy, faktury) powinny być podpisywane wewnętrznie, czy zewnętrznie, przez klientów lub dostawców.

W tym celu porównaliśmy koszt uzyskania podpisu 300 dokumentów miesięcznie przy użyciu tradycyjnej metody (wysyłanie dokumentów do podpisu na papierze) z kosztem korzystania z rozwiązania podpisu elektronicznego ze standardowym cennikiem Signosoft.

Załóżmy, że chcemy wysłać 300 dokumentów z dwiema stronami i musimy uzyskać podpis naszego klienta na obu stronach. Z grubsza obliczyliśmy koszt uzyskania tych dokumentów podpisanych przy użyciu tradycyjnej metody podpisu i porównaliśmy wyniki z kosztem uzyskania tych dwóch podpisów za pomocą rozwiązania do podpisu elektronicznego, takiego jak to, które oferujemy w Signosoft.

Koszt metody tradycyjnej

Koszt materiałów

• Papier
  300 2-stronicowych dokumentów to łącznie 600 stron. Opakowanie 500 arkuszy (A4, 80 ^g/m2) kosztuje 108 CZK, więc jeden arkusz kosztuje 0,22 CZK. Papier do naszych dokumentów będzie zatem kosztował 132 CZK.
• Toner
  Czarny toner o oczekiwanej żywotności 1 500 stron kosztuje 1 971 CZK. Wydruk 600 stron kosztuje 789 CZK.

Opłaty administracyjne

• Wysłanie dokumentu do podpisu
  Jeśli czas wymagany do wysłania dokumentu wynosi około 3 minut – przygotowanie dokumentu i wydrukowanie go w celu wysłania pocztą – całkowity czas spędzony przez pracownika na przygotowaniu 300 dokumentów wynosi 5 godzin. A jeśli ta osoba pobiera 250 CZK za godzinę, koszt wykonania tego zadania wynosi 3.750 CZK. Zakładamy, że poczta masowo opuszcza firmę, więc nie liczymy drogi na pocztę i czekania w kolejce :-).
• Akceptacja podpisanego dokumentu
  Po otrzymaniu podpisanych dokumentów zazwyczaj należy je zeskanować i zapisać zarówno w formacie cyfrowym, jak i papierowym. Zakładając, że czas zarządzania każdym dokumentem wynosi 5 minut, czas wymagany do ich przetworzenia wyniesie 8,5 godziny. Przy 250 CZK za godzinę, koszt zarządzania podpisanymi fakturami wyniósłby 6 375 CZK.

Koszt transportu

Zakładając, że każda faktura powinna zostać wysłana do biura innego klienta w tym samym kraju, w naszym przykładzie w Czechach:

Zwykły list wysłany Pocztą Czeską kosztuje 26 CZK (standardowo 50gr). Wysłanie 300 listów kosztuje zatem 7.800 CZK, a wraz z kosztami kopert łącznie 8.200 CZK.

W przypadku wysyłania listów poleconych w cenie 59 CZK, cena wzrośnie do 18 120 CZK.

Całkowity koszt

Jeśli faktury zostaną wysłane do miejsca docelowego zwykłą pocztą, całkowita cena tego ręcznego procesu wyniesie 19 266 CZK.

Gdyby zdecydowano się na wysyłanie faktur listem poleconym, łączna cena wyniosłaby 29.166 CZK.

Koszt metody cyfrowej

Koszt materiałów

Ich wartość wynosi zero. Dokumenty są przygotowywane, wysyłane i zwracane podpisane cyfrowo.

Koszty subskrypcji dokumentów

W naszym hipotetycznym przypadku, gdyby firma wysyłała 300 dokumentów miesięcznie do podpisania, cena wynosiłaby 20 CZK za dokument. W sumie 5 990 CZK miesięcznie.

Opłaty administracyjne

• Wysyłanie dokumentu do podpisu
  Załóżmy, że wysłanie dokumentu do podpisu zajmuje średnio 5 minut: utworzenie dokumentu w programie Word, przesłanie go do Signosoft, edycja niezbędnych pól, w tym pola podpisu, i wysłanie go do klienta w celu podpisania bezpośrednio z aplikacji. Biorąc pod uwagę, że osoba odpowiedzialna za prowadzenie tej administracji jest częścią personelu administracyjnego spółki i pobiera opłatę w wysokości 250 CZK za godzinę, przygotowanie 300 dokumentów kosztowałoby w tym przypadku 6.375 CZK.
• Akceptacja podpisanego dokumentu
  Gdy każdy klient podpisze dokument, podpis jest automatycznie kopiowany do aplikacji Signosoft, skąd można go pobrać w razie potrzeby. Nie ma potrzeby inwestowania czasu w zarządzanie dokumentami w formacie cyfrowym, ponieważ są one już zarchiwizowane na platformie Signosoft i można uzyskać do nich dostęp z dowolnego miejsca 24/7.

Koszt transportu

Nie istnieją , ponieważ dokumenty są wysyłane do podpisu bezpośrednio z Signosoft.

Całkowity koszt

W przypadku wykorzystania pakietu z limitem 300 dokumentów, całkowity koszt wysłania 300 faktur wyniósłby 10 249 CZK, czyli aż o 57,6% mniej niż w przypadku przygotowania faktur papierowych i wysłania ich do odbiorców listem poleconym.

Klienci Signosoft

W powyższych obliczeniach otrzymaliśmy cenę 64, czyli 97,2 CZK (list polecony) za 1 dokument w porównaniu do 41,2 CZK w przypadku korzystania z aplikacji Signosoft.

Nasi klienci podpisują w aplikacji średnio 20 000 dokumentów tygodniowo. Dzięki temu zaoszczędzi do 1.120.000 CZK tygodniowo (1.280.000 / 1.944.000 CZK vs. 824.000 CZK).

W czasie działania Signosoft, użytkownicy aplikacji podpisali elektronicznie już 10 000 000 dokumentów. Nasi klienci zaoszczędzili w ten sposób do 560 mln CZK (640 mln / 972 mln CZK vs. 412 mln CZK).

Inne korzyści

Oprócz oczywistych oszczędności związanych z używaniem podpisu elektronicznego do podpisywania dokumentów, powinniśmy również wziąć pod uwagę, że proces cyfrowy ma inne zalety w porównaniu z tradycyjną metodą podpisywania dokumentów na papierze:

• Skraca to czas potrzebny na uzyskanie podpisanych dokumentów: otrzymanie podpisanego dokumentu z podpisem elektronicznym zajmuje średnio 37 minut. W tradycyjny sposób proces ten może trwać do 5 dni lub dłużej.
  
• Łatwiej jest śledzić proces podpisywania i wysyłać przypomnienia do sygnatariuszy.
  
• Sygnatariusz ułatwia podpisywanie, ponieważ oszczędza również papier i zmniejsza własne koszty administracyjne.
  
• Zmniejsza to ryzyko zagubienia dokumentów, ponieważ wszystkie są wysyłane do podpisu w formacie cyfrowym. Ogranicza to ryzyko utraty możliwości biznesowych z powodu braku terminowo podpisanych dokumentów.

Chcesz wypróbować podpis elektroniczny za pomocą aplikacji Signosoft i zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy? Zarejestruj się za darmo lub skontaktuj się z nami bezpośrednio i dołącz do grona naszych klientów.